贝兹学院（Bates College）是一所位于美国缅因州刘易斯顿的精英文理学院。学院设立于1855年，教学环境质量一流，学风自由严谨。目前学校共有在校生1,700余人。整个校园看上去完全与世无争。近日，在整理前国务卿和校友埃德蒙·马斯基（Edmund S. Muskie）参议员赠与的一批文件时，贝兹学院图书馆档案管理员在他的个人档案中发现了98份机密文件，其中部分是涉及1980年代伊朗门事件的敏感文件。按理说这些文件记载的信息永远都不得外泄。美国政府文件保密分级约有四类，依次为绝密（Top Secret）、机密（Secret）、秘密（Confidential）和非保密（Unclassfied）。
部分涉密文件还有其他标识，比如不分发（NODIS），即只能由指定人员阅读；“不得外传”（NOFORN），即不能与任何外国政府或个人共享，但美国不少盟友都可获取，比如五眼联盟成员，北约盟国、日韩等国也有一定权限。因此，保密文件不只关乎美国自身，也可能包含盟友的信息。
卸任官员对于自己持有文件的处理也非常草率。当官员离开政府岗位并将文件移交至大学图书馆收藏时，他们可能给图书管理员带来麻烦，因为后者发现自己获悉了本不该知情的国家机密。多年来，美国政府一直尝试解决这个问题。美国国家档案和记录管理局（NARA）所属信息安全监督办公室（ISOO）设立一套完善流程，提醒大学档案管理员、研究人员或其他民众留意存在问题的文件。
ISOO主任布拉德利表示，该机构在过去的15年间审查了密西西比大学、斯坦福大学、南卡罗来纳大学、匹兹堡大学、纽约大学、俄克拉荷马大学、布兰代斯大学和耶鲁大学等高校图书馆收藏的敏感文件。布拉德利称，政府官员对马斯基事件的调查从2007年延续至2013年；其结果是除了1份文件全部和20余份文件部分内容外，其他所有文件均获得解密并归还贝兹学院。这种审查过程往往耗时冗长，从而给档案工作造成困难，并且导致公众在相当长时间内无法查阅这些历史记录。被扣留的文件目前存放在位于马里兰州的NARA总部，由于其内容太过敏感，甚至今天研究人员或公众也只有在获得特别安全许可的前提下才能查阅。
高校图书馆是全美众多收藏最高级别官员文件的储存场所（无论是公共还是私人）的一个组成部分。政府官员通常会把历史档案交给其母校保管。例如，拜登将其参议院文件赠予特拉华大学；在该校档案管理员完成对这些文件的全面审查前，公众无法获准查阅这些文件，而审核过程或许长达数年。有时候，这些文件往往会标注为“绝密”，其内容的泄漏或许危及国家安全。前中央情报局官员，自2016年起一直领导ISOO的布拉德利表示，“部分政府官员和政府承包商不是非常理解私人文件与其在服务美国政府的职责范围内编制的文件的差别。”他指出，很多情况下，前公职人员的文件被实习生或其他工作人员匆忙打包后随同官员一起离任回家。有些退休官员会聘用专业档案员剔除敏感材料，但其他人（特别是那些在华盛顿短期任职者）或许会保留这类文件作为纪念，或者干脆将整批档案运往大学图书馆。还有人会把文件一直留在身边，直至其家人或托管者（作为遗产）捐赠给大学图书馆。接受这些可能多达数百箱的文件后，图书馆档案员开始进行繁琐的归类过程。此时，敏感文件或许会浮出水面。档案员应要求ISOO对此进行审查。例如，在密西西比大学从前参议员伊斯特兰（James O. Eastland）获赠1,040箱文件后，一位档案管理员发现三份具有 "最高机密 "标识的文件，并于2009年联系了ISOO。一名联邦调查局特工赶来接手这些文件。伊斯特兰曾担任数十年的参议院司法委员会主席，他与联邦调查局局长胡佛（J. Edgar Hoover）过从甚密。根据2012年出版的《敌人：联邦调查局历史》记载，伊斯特兰长期以来和胡佛交换情报。他于1978年退休。在很多情况下，档案管理员需要耗费数年时间审查捐赠的文件材料。布拉德利表示，在马斯基事件中，有问题的文件在在2007年和2010年之间分批出现。ISOO官员迅速解密了其中39份文件，并将其归还贝兹学院。经过一个国务院、司法部、国防部、国家安全委员会和国家安全局官员组成的小组审查后，另外34份文件也获得解密。另外24份文件的部分内容存在安全隐患、有一份文件全部内容仍被视为机密，这些文件均被扣留。如何确定文件机密与否可能相当棘手。据ISOO高级项目分析师卡彭特（William Carpenter）称，一些标有 "秘密（confidential） "甚至 "机密 （Secret）"的文件或许并非官方机密，但由于作者不希望这些材料广泛传播而故意打上这样的标签。卡彭特以内布拉斯加大学林肯分校的前农业部长耶特（Clayton Yeutter）举例说明，耶特的文件包括（曾任中情局局长，熟悉安全机关术语）老布什总统于1991年所写的一份标有“仅供传阅”的备忘录，不过其内容仅涉及老布什的连任计划而非国家机密，因此这样的文件不再视为“机密”内容。
另一方面，部分没有备注“机密”的文件也可能包括秘密信息。例如，工作人员或许会在撰写文件时无意间分享了敏感材料，但未将文件列为机密。一般来说，含有此类敏感信息的文件会在首页区域包括机密分类人员的姓名和分类原因（有时使用代码）。由于政府要求持有原件，因此部分前任官员向大学提供的是副本。前国务卿杜勒斯希望其母校普林斯顿大学保管自己的文件，但NARA官员只允许普大在安全场所保管依然处于机密状态文件的微缩胶片副本。普林斯顿档案员林克称，除非研究人员通过冗长的政府流程获准解密，这些文件“处于锁闭状态，无法见到天日”。他表示这样，“没有人会无意中接触到这些副本。由于物理或电子阻隔，未经授权人员不可能看到其内容。”至少有一所学校（耶鲁大学）要求那些希望将文件保存在耶鲁的官员先行检查机密材料。耶鲁图书馆传播主任凯利（Patricia Carey）表示，“在准备研究资料或解答引用问题时，我们极少遇到（过去40年间只有寥寥数次）机密资料。我们具备流程来立即保护和限制访问这些文件，并将其提交至国家档案馆进行解密。”不过，那些翻出机密材料的高校近来更加谨慎从事了。担任美国档案员协会国会文件指导委员会主席的贝勒大学档案管理员古尔斯比（Mary Goolsby）特备指出一个涉及已故众议员波奇（William R. Poage，1937年至1978年间任职于众议院）文件的案例。在一份电邮中，古尔斯比称，“去年夏天，我们在波奇档案中发现了一批机密文件。”
贝勒大学档案管理员一直在重新处理该校所有国会藏品并将其存放于一个供公众在线参阅的数据库。虽然特朗普/拜登/彭斯事件没有触发对归档材料的审核，但管理员们在此过程中正在仔细检查这些文件的密级标注。
贝勒大学的查询是ISOO去年收到的7个机构查询来源之一。后者还收到3个来自私人的查询。ISOO通过电话解决了6个问题，包括予以解密。ISOO还审核了另外数份文件并予以解密，并保留数份文件供其他相关机构审查。
根据布拉德利和外部专家的看法，该系统存在问题的一个原因是保密体系本身需要修正。在提交拜登总统的2021年年报中，布拉德利称自动解密系统没有发挥作用，该系统 “无法满足现有纸质文件的要求，还永远跟不上每天创建的数字CNSI（机密国家安全信息）快节奏，导致大部分信息或许永远得不到审查解密。" 漏洞可能存在于许多环节，其中之一是不合理的保密分级方式。联邦政府对文件进行分类的过程相当简单，由文件创建者决定是否需要对文件进行分类，他们通常是外交政策或国家安全部门的工作人员。 纽约大学布伦南司法中心国家安全法专家伊丽莎白·戈伊特恩（Elizabeth Goitein）认为，问题根源在于被标记为涉密的材料数量太多。一年中，政府可能进行约5000万次文件分类，其中90%都没有很大必要。许多官员亦警告称，由于“过度分类”问题日益严重，导致真正需要保护的机密反而面临风险。 也有律师指出，到处都是机密信息，不可能在不泄露的情况下妥善管理。不少人提议，应标准化和简化分类规则，并限制分类判断者的自由裁量权。 另一个问题是，各级官员在处理涉密文件时没有严格遵循流程。比如总统或内阁成员，这些高级官员的地位和涉密等级都很高，有很大权限接触敏感材料，但他们往往没有接受过适当的安全培训，因此在文件处理上不够合规。前总统特朗普就相当随心所欲，他曾在推特发过一张卫星图像，嘲弄伊朗出现火箭发射事故。这张照片分辨率很高，来自其每日获取的总统情报简报，理应是高度机密内容。特朗普坚称自己有权这样做，却无异于在提醒伊朗，美国在其领土上空进行间谍活动。国会议员们对此忧心忡忡，认为美国文件管理系统运转不畅。他们指出，这种问题频频出现，可能威胁美国的国家安全、外交关系乃至秘密特工的生命安全。哥伦比亚大学历史学教授、《解密引擎》作者康纳利（Matthew Connelly）指出，”过度保密才是真正的丑闻“，他认为规避风险的官员们过于频繁地将行政记录置于公众视线之外；以及前任官员们将公共记录视为其私有财产。同样地，罗格斯大学历史学家格林伯格对"如此众多的普通文件一开始就被列为机密”深表遗憾。“如果全美各地高校存放着政治人物的机密材料，那就让它们放在那里吧，有没有这些材料没啥区别，我们不会因为其存在而危及任何人或任何东西。”然而，对于大学档案员而言，这些材料的存在确实有区别，这使他们的工作和生活变得更加复杂。
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